Kaip pasirinkti apskaitos sistemą savo verslui?

Šiuolaikiniame versle apskaitos programa yra ne tik įrankis sąskaitoms išrašyti ar ataskaitoms paruošti. Tai kasdienė darbo priemonė, nuo kurios priklauso įmonės finansų tvarka, darbo greitis, duomenų saugumas ir galimybė priimti geresnius sprendimus. Todėl renkantis apskaitos programą svarbu įvertinti ne tik kainą, bet ir funkcionalumą, patogumą bei tai, ar sistema atitinka konkrečios įmonės poreikius.

Pirmiausia verta atsakyti į klausimą, kokio dydžio yra jūsų įmonė ir kokius apskaitos procesus norite valdyti. Smulkiai įmonei ar individualią veiklą vykdančiam asmeniui dažnai pakanka sąskaitų išrašymo, pajamų ir išlaidų apskaitos, klientų sąrašo bei pagrindinių ataskaitų. Didesnei įmonei gali būti reikalingi papildomi moduliai: sandėlio apskaita, darbo užmokestis, ilgalaikio turto apskaita, pirkimų ir pardavimų analizė, skolų kontrolė, kelių vartotojų teisės ar integracijos su kitomis sistemomis.

Labai svarbus kriterijus yra programos patogumas. Net ir labai funkcionali sistema gali tapti problema, jeigu ja naudotis sudėtinga. Gera apskaitos programa turi būti aiški, logiškai išdėstyta ir suprantama ne tik buhalteriui, bet ir įmonės vadovui ar darbuotojui, kuris išrašo sąskaitas, registruoja mokėjimus ar peržiūri ataskaitas. Kuo mažiau laiko reikia mokymuisi, tuo greičiau sistema pradeda duoti realią naudą.

Renkantis apskaitos programą taip pat verta atkreipti dėmesį į darbą debesyje. Debesų technologijomis paremta sistema leidžia prisijungti iš bet kurios vietos, kur yra interneto ryšys. Tai ypač patogu, kai įmonės vadovas dirba nuotoliniu būdu, buhalteris yra kitoje vietoje arba keli darbuotojai turi naudotis tais pačiais duomenimis. Tokiu principu veikianti apskaitos programa „WebTax – apskaita debesyje" leidžia patogiai valdyti apskaitos procesus internetu, be sudėtingo diegimo į kompiuterį.

Kitas svarbus aspektas – vartotojų teisės. Ne kiekvienas darbuotojas turi matyti visą įmonės finansinę informaciją. Todėl naudinga, kai apskaitos programa leidžia kiekvienam vartotojui priskirti skirtingas teises: vienas darbuotojas gali išrašyti sąskaitas, kitas peržiūrėti ataskaitas, o administratorius valdyti visą sistemą. Tai padidina duomenų saugumą ir padeda aiškiau paskirstyti atsakomybes.

Duomenų saugumas taip pat turėtų būti vienas iš pagrindinių pasirinkimo kriterijų. Apskaitos sistemoje saugoma jautri informacija: klientų duomenys, sąskaitos, mokėjimai, sutartys, finansinės ataskaitos. Todėl svarbu, kad programa naudotų saugų prisijungimą, turėtų atsarginių kopijų mechanizmą ir užtikrintų, kad duomenys nebūtų prarasti dėl techninio gedimo ar vartotojo klaidos.

Prieš pasirenkant apskaitos programą, verta įvertinti ir jos plėtros galimybes. Verslas keičiasi: atsiranda daugiau klientų, darbuotojų, dokumentų, naujų veiklos sričių. Programa, kuri šiandien atrodo pakankama, po metų gali tapti per ribota. Todėl geriau rinktis tokią sistemą, kuri gali augti kartu su įmone. „WebTax" privalumas yra tai, kad sistema gali būti pritaikoma skirtingiems poreikiams – nuo paprastesnės kasdienės apskaitos iki platesnio įmonės finansų valdymo.

Svarbi ir pagalba vartotojui. Net geriausia programa kartais kelia klausimų: kaip suformuoti ataskaitą, kaip pataisyti dokumentą, kaip sukurti naują vartotoją ar atlikti importą. Todėl reikėtų rinktis sprendimą, kurio kūrėjai ar aptarnavimo komanda gali suteikti aiškią ir greitą pagalbą.

Apibendrinant galima pasakyti, kad apskaitos programos pasirinkimas turėtų būti apgalvotas sprendimas. Reikia įvertinti įmonės dydį, funkcijų poreikį, naudojimo paprastumą, darbo debesyje galimybes, duomenų saugumą, vartotojų teises ir sistemos plėtrą ateityje. Tinkamai pasirinkta apskaitos programa taupo laiką, mažina klaidų tikimybę ir leidžia verslui dirbti tvarkingiau.

„WebTax – apskaita debesyje" gali būti patogus pasirinkimas įmonėms, kurios nori modernios, internetu pasiekiamos ir lengvai naudojamos apskaitos sistemos. Tai sprendimas tiems, kurie vertina paprastumą, lankstumą ir galimybę apskaitą valdyti iš bet kurios vietos.